Сдать квартиру компании для сотрудников: договор, налоги и риски

Сдача квартиры юридическому лицу законна, но вместо договора найма подписывают договор аренды, и из ставки 110 000 ₽ компания перечислит собственнику 95 700 ₽: 14 300 ₽ она удержит как НДФЛ (условный пример). Если собственник зарегистрирован как самозанятый и выдаёт чек, на карту придут все 110 000 ₽, а налог 6 600 ₽ он заплатит сам. Жить в квартире по закону могут только граждане, обычно это сотрудники компании.

Когда звонит офис-менеджер или кадровик и просит квартиру «для нашего специалиста на год», решить нужно три вещи до первой встречи: кто подписывает договор от компании, кто именно будет жить и с какой суммы считается налог. От ответов зависят текст договора и сумма, которая будет приходить на счёт.

Квартиру компании сдают по договору аренды, а не найма

Можно ли сдать квартиру юридическому лицу

Квартиру юридическому лицу сдать можно: п. 2 ст. 671 ГК РФ разрешает передавать жильё организациям по договору аренды или иному договору. Условие одно: компания использует квартиру только для проживания граждан. Офис, склад, переговорная или гостевые комнаты для партнёров на одну ночь под эту формулу не подходят.

Договор найма с компанией не подписывают, потому что нанимателем по п. 1 ст. 677 ГК РФ может быть только гражданин. Поэтому к отношениям применяется глава 34 Кодекса об аренде. В быту договор найма с человеком тоже называют арендой; здесь слово точное юридически: стороны называются арендодатель и арендатор, а человек, который живёт в квартире, договор не подписывает.

Форма у такого договора всегда письменная, независимо от срока (п. 1 ст. 609 ГК РФ).

Глава 34 меняет правила по умолчанию: таблица

Чем договор аренды с компанией отличается от найма

Договор аренды с компанией отличается от найма тем, какие правила включаются, когда в тексте о чём-то не сказано. Глава 34 по умолчанию возлагает на арендатора текущий ремонт и расходы на содержание (ст. 616), разрешает менять плату не чаще раза в год (ст. 614) и превращает договор в бессрочный, если компания живёт дальше без возражений собственника (ст. 621).

Отсюда три правки шаблона. Ремонт и коммунальные расписывают прямо, иначе «содержание» стороны прочтут по-разному. За месяц до конца срока собственник письменно сообщает, продлевает ли договор, иначе работает ст. 621. Наконец, основания расторжения из ст. 619 ГК РФ можно дополнить своими, и сменить жильца без согласия собственника туда стоит вписать.

Налог: что удерживает компания и когда выгоднее чек самозанятого

Кто платит НДФЛ, если квартиру снимает компания

НДФЛ с арендной платы, которую перечисляет российская компания, удерживает сама компания как налоговый агент и сама перечисляет в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Собственник получает плату за вычетом 13% и декларацию по этому доходу не подаёт: сам человек платит налог с аренды, только если организация не выступает налоговым агентом (пп. 1 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Самозанятый собственник освобождён от НДФЛ с доходов, которые облагаются налогом на профессиональный доход (ч. 8 ст. 2 закона 422-ФЗ). С оплаты от организации ставка 6% (п. 2 ст. 10). Компании нужен чек: без него она не учтёт плату в расходах (ч. 8 ст. 15).

Условный пример: двухкомнатная квартира сдана компании за 110 000 ₽ в месяц на 11 месяцев, и годовая база собственника не выходит за 2,4 млн ₽, до которых НДФЛ считают по 13% (ст. 224 НК РФ).

Разница за срок договора 84 700 ₽ в пользу чека. Появляется она при одном условии: в договоре заранее записано, с какой суммы считается налог.

Формулировка «плата 110 000 ₽, включая НДФЛ» оставит собственнику 95 700 ₽, если он потеряет статус самозанятого. Как выбрать режим и что делать с лимитом дохода, разобрано в статье о трёх законных вариантах налога с аренды и в инструкции для собственника-самозанятого.

Если компания перечислила плату без удержания, налог остаётся вашей обязанностью: по пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ его платят сами, а если агент передал сведения в налоговую, приходит налоговое уведомление (п. 6 той же статьи). Поэтому раз в год стоит попросить у бухгалтерии подтверждение, что налог удержан и перечислен.

Пункты договора с компанией сверх обычного

Основу договора составляют условия найма с человеком: залог, опись с актом, показания счётчиков, возврат квартиры. Они перечислены в статье о пунктах договора, которые защищают собственника. Компания добавляет к ним свои строки, и порядок The·Rent для первого пункта о сторонах здесь расширяется: реквизиты организации, подписант с полномочиями, поимённый список сотрудников.

1. Подписант. Должность и основание полномочий: устав для директора или доверенность с номером и датой для любого другого сотрудника. Копию доверенности прикладывают к договору.
2. Список сотрудников. ФИО и паспортные данные тех, кто будет жить, и максимальное число людей одновременно.
3. Порядок замены сотрудника. Письменное уведомление заранее с данными нового жильца и ваше право отказать по объективной причине. При каждой смене ключи передают после обхода по описи.
4. Назначение. «Только для проживания перечисленных сотрудников»; запрет субаренды, посуточной сдачи и размещения гостей компании.
5. Ремонт и коммунальные. Кто платит по счётчикам, интернет, содержание жилья и взносы на капремонт; кто делает мелкий ремонт и в какой срок.
6. Ущерб. Отвечает компания как арендатор, в том числе за вред, который причинил сотрудник; размер залога и срок его возврата.
7. Налог и сумма. Плата до удержания НДФЛ или сумма к перечислению; для самозанятого обязанность выдавать чек и сообщить об утрате статуса.
8. Конец срока. Письменное сообщение о продлении или отказе за 30 дней, чтобы не включилась ст. 621.

Карта рисков сдачи квартиры организации

Карта показывает риски аренды с компанией по двум осям: частота и цена ошибки. Оценки условные, по смыслу норм, а не по статистике.

Самый вероятный риск на карте связан со сменой жильцов: через полгода в квартире может жить не тот специалист, которого вы видели на встрече. Без пункта о замене претензию предъявить не к чему.

Реже, но дороже обходится общежитие для бригады монтажников. За пользование не по условиям договора собственник вправе требовать расторжения и возмещения убытков (п. 3 ст. 615 ГК РФ). Квартира под бригаду рискует попасть и под запрет гостиниц в жилых помещениях (ч. 3 ст. 17 ЖК РФ); чем посуточный формат отличается для собственника, показано в материале о посуточной сдаче в Москве.

Отдельный вопрос касается срока от года. Ст. 609 ГК РФ говорит о государственной регистрации аренды недвижимости, если закон не установил иное, а ст. 651 называет срок от года для зданий и сооружений. Применение этих правил к квартире закон прямо не описывает, поэтому при сроке от года порядок регистрации уточните в Росреестре или у юриста до подписания.

Проверка компании до подписания

Компанию проверяют по своим реестрам:

• выписка из ЕГРЮЛ (единого реестра юридических лиц) на сайте ФНС: компания действует и не ликвидируется, адрес с директором совпадают с договором;
• полномочия подписанта: директор указан в выписке, у остальных доверенность;
• база исполнительных производств ФССП (службы приставов) по ИНН;
• картотека арбитражных дел: иски о неоплате аренды и банкротство.

Порядок проверки самого человека описан в статье о проверке арендатора, а другие особые случаи сдачи собраны в разделе о разных типах жильцов.

Частые вопросы

Нужна ли сотруднику компании регистрация по месту пребывания

Регистрация сотрудника по месту пребывания оформляется так же, как для любого жильца, и собственник в ней участвует как владелец квартиры. Сроки и штрафы для собственника разобраны в статье о временной регистрации жильца; в договоре аренды можно заранее записать, кто подаёт заявление.

Можно ли подписать договор с сотрудником, а платить будет компания

Договор найма с сотрудником, за которого платит компания, подписать можно: тогда стороной становится сам человек, а компания только переводит деньги. Все обязанности по договору, от оплаты до ущерба, лежат на сотруднике, и при его увольнении платежи могут прекратиться. В договоре укажите, что оплата третьим лицом засчитывается за жильца, а налоговый порядок для такой схемы уточните у бухгалтерии компании до подписания.

Что делать, если компания задерживает оплату

Задержку оплаты от компании сначала решают письменной претензией на адрес из договора с указанием суммы и срока. Если плата не внесена больше двух раз подряд, ст. 619 ГК РФ даёт основание требовать расторжения в суде после письменного предупреждения. Порядок по дням просрочки для обычного жильца описан в статье о том, что делать, если арендатор не платит.

Условия, при которых компании лучше отказать

Договор с компанией не стоит подписывать, если она не называет сотрудников поимённо, просит разрешить «размещение гостей и командированных» без списка или настаивает на субаренде. То же касается отказа письменно зафиксировать, с какой суммы удерживается налог. Если же подписант со списком жильцов и налоговая строка согласованы, квартиру можно готовить к сдаче компании с проверкой и договором; начать удобно с бесплатной оценки квартиры.